1、电子文件概念及其特征综述

所谓电子文件是指大家在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包含电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特征：?１?电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借用现代办公设施才能阅读借助；?２?电子文件可以直接由计算机等现代办公设施飞速地处置和传递；?３?电子文件的借助是可共享的，也不再受时间和距离的影响；?４?电子文件的保存条件和环境需要与纸质档案不同，它对保存场地的面积需要不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的需要非常高。

2、电子文件对档案业务管理工作的影响

１?传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，立刻存贮到办公信息数据中，由档案职员、技术职员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过多年实践，已总结出一套工作步骤及办法、原则，如文件的立卷归档规范。文件的归档立卷工作是档案工作步骤的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门采集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有非常强的依靠性。假如归档，需要以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不可以只不过“办理完毕，具备保存价值”的文件，还应包含该文件的读取软件甚至操作系统。

２?因为电子文件信息与载体的可离别性，档案实体分类也会将被定义分类整理所取代，由于实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方法是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特点和内容特点均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行飞速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不一样的用户可以参考不一样的需要，借助办公智能化系统对电子文件进行自由组合分类。

３?因为电子文件的保存价值同时取决于其自己价值和可读性，其鉴别的办法、内容、标准均将发生变化，原有些档案价值理论剖析范围也将扩大，要剖析电子文件的读取软件甚至操作系统。依据传统的档案价值鉴别理论，文件应依据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面因为制作便捷，将产生比以往更多的文件，其次因为用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此非常难划定固定的保管期限，况且现在电子文件的凭证价值尚没办法律保证。因此，其鉴别、管理办法亦无定论。除此之外，因为电子文件信息载体的特殊性，其保管办法、需要与检索和对外借助等方面也与纸质文件有很多区别。

3、电子文件对档案学理论的影响

１?对档案本质属性的影响

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表目前档案的内容上，其次表目前档案的形式上，如当事人的亲笔原稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案不同于图书、情报、资料等其它信息，而具备法律凭证有哪些用途。在办公智能化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特质，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特点不复存在。电子文件是计算机文字处置系统中的最后一个文本，没草稿与印稿有什么区别，也没正本与副本的差异，甚至文件与档案之间非常难划定一条人为的界限。大家可以在机器上随时便捷地复制电子文件，如此文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案定义就变得很难理解。电子文件的原始记录性和凭证用途怎么样确定?电子文件能否作为档案?是不是具备法律凭证用途等等，便成为档案界的一系列新课题。这类课题是电子文件能否转化为档案的重点，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

２?对档案来源原则的影响

来源原则包含两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。现在，伴随很多电子文件的产生，后者愈益遭到常见关注。传统的看法觉得来自于来源原则的档案检索系统需要一律打造在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有依据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，大家可以参考需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于探寻一个恰切的概念，或仅需要完整地保护全宗与文件系列，根据原始顺序进行整理等，而需要正确说明档案的原始联系，知道在整个生命周期中文件组合的变化，应伴随客观实质的变化，丰富和进步来源原则。

３?对档案学理论研究内容的影响

档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现将来，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有些一些定论、模式将被重新审视，原有些管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有些档案学科体系也将得到充实和健全。所有这类研究课题都应围绕电子文件来拓展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

4、档案界所应采取的对策

１?做好归档电子文件的技术处置工作，推行电子文件管理策略。新型文件材料的归档势在必行，这就需要档案工作者需要深入到现行文件工作范围，对产生的很多电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，知道文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处置，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不可以写的不可更改的文件，从而辨别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的靠谱性，使之与纸质文件一样发挥社会功用。

２?解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲可以长期保存，由于它的信息读出是无接触式的，没有磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外面磁场的影响，不会直同意到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但，因为电子文件形成的时间短，缺少实质贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的要紧课题。现在，对于长久保存的电子文件，需要按期进行复制，以预防信息损失。

３?使档案管理向立体化方向进步。以前的档案管理是呈直线状况的，伴随大家对借助服务工作的看重，使借助工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的状况，伴随电子文件的介入，档案类型在增加，其基础工作和借助工作也都具备各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

４?档案职员常识结构的变革火烧眉毛。国内档案职员要适应信息技术和档案事业的进步需要采取积极手段抓好常识更新，引进、消化、适应信息技术的成就，使档案职员拥有广博的常识，以适应信息技术进步的需要。可以一定，加快档案职员常识结构的变革，多渠道、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。