现行会计软件提供了五种电算化会计特有些功能。文章剖析了各种记账功能的运行目的及其达成条件，并从其内部工作原理出发，对每种记账功能的优势和弊端作出了适合的评价。

电算会计 记账办法。

在电算化会计信息管理软件中，电子账套是由相互关联的一系列财务数据库文件组成的集合体。所有些会计数据和会计信息都需要以数据库文件的形式存在，比如未记账凭证和已记账凭证就分别存储在“临时凭证库文件”和“正式凭证库文件”之中。在电子账套中，记账是一项最为重点的数据处置功能，是凭证数据在不同数据库文件之间的自动传递和更新，不再是手工会计对凭证数据在账簿上的重复转抄。而现行的各种会计软件中具备的模拟记账、实时记账、成批记账、跨月记账和恢复记账几种功能又是记账过程发生这一根本性变化的首要条件和基础。

1.电算会计的实时记账办法。

实时记账是指电子账套中的记账凭证不经审核就能直接记账。对于新增的记账凭证，一旦保存就会立即记账，所以实时记账每次只能登记一张凭证。从实时记账的实质来看，凭证处置过程不只省略了审核签字这道手续，还将凭证记账和保存这两个过程合二为一。如此一来，但凡进入电子账套的记账凭证都是已记账凭证，不需经过“临时凭证库文件”就直接存储在“正式凭证库文件”之中，制单人也就成为已记账凭证中会计数据的最后责任人。这种记账的重点是可以对在结账过程中（有些会计软件在结账模块中嵌套了机制凭证功能） 自动生成的机制凭证进行实时记账，从而不中断整个结账过程并能连续期末机制凭证。实时记账虽然步骤简单、操作便捷，但因为不对记账凭证进行审核签字，而有悖于会计职员相互制约的原则和需要，同时对错误凭证只能进行有痕迹修改而不可以彻底删除。大伙了解，记账凭证是电子账套处置会计数据的起点，用户只有充分借助会计软件提供的自动审核和人工审核功能一同对记账凭证进行全方位的审核，才能保证电子账套中会计信息的正确性和靠谱性。为此，建议现行会计软件改版升级时对这种记账功能加以改进。

2.电算会计的模拟记账办法。

模拟记账可以用户预先就了解电子账套中所有未记账凭证在正式记账之后的数据结果，所以又被叫做预记账。因为模拟记账针对的是未记账凭证，因此保存在“临时凭证库文件”中的所有凭证，不论其是不是已经审核签字，是本月还是上月的，也无论是什么操作员填制的，都可以进行模拟记账。模拟记账的结果只能供用户临时浏览查询，而不可以在电子账套中长久保存和调用，这和具备转移凭证、传递数据和更新数据三大功能的正式记账不同。如此，通过模拟记账的凭证仍然是未记账凭证而继续保存在“临时凭证库文件”之中，这正是有些会计软件（比如安易软件）将模拟记账功能与未记账凭证的其它操作模块集成在同一个主菜单中是什么原因所在。虽然模拟记账没真的处置未记账凭证中的数据，但这一记账功能却可以对未记账凭证进行准时大全和试算平衡，预防错制、重制和漏制凭证，而且能够帮助达成预算控制和账簿记账前后的对照剖析等工作。 [论文网 LunWenData.Com]

3.成批记账办法。

从表面上看，成批记账一次可以将多张未记账凭证交叉立体同时登记入账，但它与实时记账的根本不同在于凭证需要经过审核签名后才能进行记账，而不是一次可以登记记账凭证张数的多少。也就是说，只须是凭证需要审核签字后才能记账，即便一次登记一张记账凭证也是成批记账。现行会计软件对进入电子账套的记账凭证虽然能从借贷平衡、凭证种类、时间顺序和内容完整等方面进行自动审核，但没办法预防像数字串行、方向颠倒和借贷同时多记或者少记等这种凭证错误。为了保证电子账套中会计数据的正确性和合法性，不论是用户录入的手工凭证还是自动生成的机制凭证都需要作为未记账凭证先保存在“临时凭证库文件”之中，等待有关职员进一步审核。一旦发现其中的未记账凭证有错误，用户就能准时进行无痕迹修改，同时还可降低非必须的数据存储；审核无误的凭证经过签字后仍然要返回存放在“ 临时凭证库文件” 之中，只有经过成批记账才能转移到“ 正式凭证库文件” 之中。因为成批记账具备工作效率高、控制环节多和数据责任明确等优点，因此，它成为各种会计软件都具备的最基本的记账功能。

4.电算会计的恢复记账。

恢复记账可以将已记账凭证及其数据还原到记账前的状况。这种反记账功能不只要把记账凭证从“正式凭证库文件”返回到“临时凭证库文件”中，而且要把当时记账过程中传递和产生的所有数据从有关数据库文件中彻底注销。可见，全方位准确地保留记账线索是会计软件达成恢复记账的重点技术，现行的会计软件主要有“近期一次记账前状况”和“本月月初状况”两种恢复形式。恢复记账功能虽然具备防止错误凭证被登记入账、解决病毒致使的账证不符问题、重新进行意料之外中断的记账过程等优点，但同时又会给电子账套带来了新的财务风险，比如，已达账项和已核业务等辅助数据被删除后就不可以全方位恢复，假如第三记账将会引起主体账和辅助账之间的数据不同；更新过的账套数据与已报告的会计报表数据也非常可能不符；另外，该功能还给一些蓄意作弊者提供了可乘之机。

因此，现行会计软件对该功能通过隐藏（用时再激活）和专人负责（如账套主管）等方法进行了严格管理。权衡恢复记账功能的利弊，鉴于已记账凭证的错误还可以使用红冲和调整办法进行有痕迹修改，笔者建议会计软件中最好还是不要设置这种记账功能。

5.电算会计的跨月记账。

会计工作需要日清月结，但在会计实务中用户或许会因为种种缘由而不可以按期结账。假如等到本月记账凭证全部记账和结账后，用户再来进行各项辅助账务管理和编制完整的会计报表，就会导致平时会计工作的很多积压。现行会计软件提供的跨月记账功能允许用户在上月未结账的状况下，照常将本月录入的记账凭证准时进行记账。在电子账套中，所有记录经济业务的数据库文件都可以按时间先后进行索引排序，记账凭证只须日期属实，其记账早晚并不会干扰有关数据库文件的正确性，会计软件可以自动根据凭证日期有序地传递和更新账套数据。因为本月一旦结账将不可以在本月再输入记账凭证，也就是说，只须本月未结账还可以继续进行凭证处置，因此，跨月记账功能使得一个电子账套同时拥有几个活动会计期间，如此不只给平时账务处置工作带来了便利，也给年度审计调账提供了很大的便捷。同时，为了预防滥用跨月记账功能而将会计工作一推再推，会计软件应该需要跨月记账不可以超越两个月。[论*文*网]