[摘要]拓展档案的保管工作，需要有肯定的需要和物质条件作保证，不然是很难做好这项工作。
[关键字]档案保管工作；基本需要；物质条件
1、档案保管工作的内容
档案保管工作是指依据档案的情况所采取的存放和安全防护手段。这是特指档案科学管理的一项专门业务工作，具备特定的意思。档案保管工作的内容主要包含以下3个方面：
档案的库房管理，即库房内档案科学管理的平时工作。
档案流动中的保护，即档案在每个流动环节中的―般的安全防护。
（三）档案保护的专门手段，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处置。
2、档案保管工作的意义
档案保管工作在整个档案工作中具备要紧意义，主要表目前以下几个方面：
第一，档案保管工作是整个档案工作的要紧组成部分，是一个独立的工作环节。它具备我们的特征，负有具体的工作任务。所以，很多档案馆设有保管部、处、科等内部组织机构，专司其职；有的档案馆、室则配有专职或兼职专门职员，负责档案的保管工作；第二，档案保管工作是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完整和安全的要紧环节。维护档案的完整和安全是档案工作基本原则的要紧内容之一，是做好档案工作的起码需要。它需要档案的采集、整理和提供借助等各工作环节一同承担和完成，而保管工作乃是达成这一任务和需要的要紧环节，具备决定性的影响，由于档案寿命的长短与档案保管的好坏有着直接关系；第三，档案保管工作水平的高低对提升档案管理水平具备重大影响。档案保管的好，就为整个档案工作的顺利进行提供了物质对象和最基本的首要条件；反之，整个档案工作就要遭到影响，甚至失去其存在和进行的基础。
3、保管档案的基本需要
第一，以防为主，防治结合。保护档案的办法不少，概括起来主要有两个方面：一方面是“防”；二是“治”。“防”即怎么样预防档案文件的损毁。“治”即档案损毁之后，要进行相应的处治；第二，相互协调，密切配合。档案保管工作是整个档案工作的有机组成部分，它与档案工作其他工作环节有着密切联系。档案在采集、整理、鉴别、统计和提供借助等过程中，也会遭到某些不利原因的损害。因此，要想做好档案保管工作，就需要学会档案工作各环节对保管工作的促进和制约用途，并在进行其他每个环节工作中注意保护档案；同时，还需要关心文书部门对文件载体和书写材料的使用，在可能的条件下，依据文件的要紧程度和保管年限，使用不同等级、不同性能的载体和书写材料，使需要永久保存的要紧文件最大限度地延长寿命。
4、档案保管的基本物质条件
（一）档案库房为档案保护提供了最基本的物质条件，库房建筑的好坏直接影响档案的保护条件和库房管理手段的成效。库房建筑还是档案保管工作中长期起用途的方面，由于建筑好了的库房，改动比较困难，且会导致非常大浪费，因此要周密设计、精心施工。
1.档案库房建筑的原则
档案库房建筑应遵循适用、经济和美观的原则。所谓适用，就是库房建筑要在防潮、防热、防光、防尘、防火、防盗及防有害气体等方面符合保管档案的需要。所谓经济，技术在考虑适用的首要条件下，讲究经济效益，注意节省经费开支。所谓美观，就是无论是总体布局、单体造型，还是外观景象及内部装饰，都要给人以协调、美观、大方的印象和充满文化环境的感受，充分体现档案馆的文化事业机构性质。
2.档案库房的种类
现在，国内档案库房的种类主要有综合档案库、专门档案库、档案资料库。
（1）综合档案库。综合档案库是档案库房的主体部分。它保管着国内每个历史时期，各机关单位及著名人物形成的各种门类、各种形式的档案在档案库藏数目较大的状况下，可以实行分库管理。
（2）专门档案库。专门档案库主如果为了适应专门档案的特征与管理上的特殊需要而设立的，如以制成材料或形式等特征而设立的档案库。专门档案库与综合档案库在内容和形式（下转第43页）（上接第37页）上都有比较明显的界限。专门档案库，特别是制成材料比较特殊的档案库，在管理上有的特殊需要，不可以与一般档案库混同。
（3）档案资料库。档案库房是专门集中和保存与档案有关的图书、资料。有条件的档案馆均应设有图书、资料库积存资料，以补充和便捷档案的提供借助。
（二）档案装具
档案装具是档案馆、室需要的基本设施。档案装具类型不少，各有所长，应依据库房的特征和档案的价值及规定的不同，合理使用，灵活配置。现在，国内用的档案装具主要有档案架、档案箱、档案柜。
1.档案架
档案架一般使用金属制品，其优点是能充分借助库房的面积和空间，本钱低，存取便捷，并能提供较妥善的保管条件。档案架的装置和排放要能最大限度地借助档案库房的面积和空间，并保证档案完好和借助便捷。档案架的类型不少，主要有固定档案架、活动式密集架、积层架等。
2档案箱
档案箱多为金属制品，5个档案箱为一套，平常以箱代柜，叠放用，它与档案架、档案柜比较，便于挪动，可以平常、战时两用，同时又能防火、防光、防尘、防盗，现在使用较多。但，档案箱单体逐一加工，造价高。
3.档案柜
档案柜一套5节档案箱高度大体相同，高2米左右，宽1.5m，4层格板，等于5节档案箱。它多为金属结构，优点是坚固、防火、防潮、防光、防盗性能好。但，档案柜移动不便，造价稍高。档案装具备金属和木制两种。通常情况下，金属比木制的好，即防火又耐久，用便捷灵巧，便于机械加工，可做成组合构件，有可调性，利于运输、安装。在有的地方，也可用吸水性能较强的木材作为档案装具材料。
（三）档案包装材料
档案的包装尤为重要，它即可预防光线、灰尘及有害气体对档案的直接风险，又可降低机械磨损。现在，国内包装纸质档案的材料和办法一般有3种：卷皮、卷盒和包装纸。
1.卷皮
卷皮是包装档案的基本材料。它不仅能够保护档案，而且本身也是案卷的封面，对查找借助很便捷。用卷皮应符合以下需要：
长宽为300mm×220mm或280×210mm，厚度为10mm、15mm、20mm3种。另外还有一种与卷和配套、装入卷盒内的软卷皮，其规格为297×210mm或260mm×185mm。
2.卷盒
借助卷盒保管档案是现在最好的一种装具。它能防光、防尘和降低机械磨损，同时也便于管理，且整齐美观。但，卷盒占用库房的面积较多，制作卷盒的成本也较高。要不同状况，依据档案馆、室的需要和可能，适合使用卷盒形式。卷盒的规格，按国家标准为300mm×220mm，厚度为30mm、40mm、50mm3中。对于某些特殊档案，也可以使用卷套，它比卷盒要经济一些，又便于案卷的存取。
3.包装纸
对于有的不被常常用的档案，且既不适于装订，也不便于卷盒存放，可使用拉力比较强的纸张包装起来，这是保存档案的应对手段。
参考文献：
[1]冀美美.新农村建设中对档案管理工作的基本需要.科技情报开发与经济，2010（30）.